Як ми продовжили нашу роботу після початку війни?

Як ми продовжили нашу роботу після початку війни?

‍Мене звуть Міла, я працюю та розвиваюся у сфері HR понад 15 років. Ні мої колеги, ні я не могли уявити, що нам доведеться коли-небудь зіткнутися з війною. Як професіонали в галузі управління персоналом, ми турбуємося не тільки про себе та свої сім'ї, а й про нашу команду та співробітників. З 5 ранку 24 лютого ми працюємо, забезпечуючи безпеку та спокій наших колег. Ця стаття – про досвід адаптації, прийняття рішень та активної діяльності під час війни. Більше того, я розповім, як ми евакуювали людей, змінювали методи комунікації та як продовжуємо працевлаштовувати наших співвітчизників в Україні та за кордоном.

Старі методи не працюють, коли ви перебуваєте в новій реальності.

Проект управління ризиками (до війни)

Ще до початку війни ми почали розробляти проект управління ризиками. Ми створили умови для роботи за кордоном та проаналізували рівень життя та ціни в найближчих країнах. Ми вибрали Болгарію за високий рівень інформаційного, технічного та юридичного забезпечення та розробили програму відряджень до Болгарії на 1-3 місяці для бажаючих.

Також, велика частина нашої одеської команди цілком комфортно переїхала до Варни та Софії. Ми почали відправляти туди співробітників приблизно за два тижні до активного вторгнення в Україну. До 24 лютого до Болгарії вже переїхало близько 100 працівників.

Початок війни

З 6 ранку 24 лютого ми підтримували зв'язок із колегами, надаючи інформацію про дії компанії у складній ситуації, в якій ми всі опинилися. Наша адміністративна команда працювала 18 годин того дня, обробляючи всі запити від колег і розробляючи план дій.

Наш офіс-менеджер збирав інформацію з усіх можливих каналів та сайтів для допомоги українцям, відстежував дані, фільтрував їх та викладав для команди лише те, що було опубліковано з номером телефону та без умови передоплати. Завдяки цьому, з «гарячих точок» змогли вибратися понад 200 співробітників.

Але був і негативний досвід. 24 лютого, за її словами, наш офіс-менеджер мав найскладнішу проблему в її кар'єрі в компанії. Як я вже згадувала раніше, ми збирали заявки від співробітників на допомогу, і наша колега з Харкова попросила нас допомогти. В перший день війни в неї закінчилася вода. У той час знайти воду та їжу було нездійсненним завданням. Всі магазини та доставки відновили свою роботу лише за кілька днів. Так, наша офіс-менеджер два дні шукала рішення: дзвонила до Uklon, Bolt, Glovo, у всі служби доставки (всього більше 25), але ніхто не міг доставити воду. Це була ситуація, яку ми не могли вирішити, хоча й намагалися щосили. Ми підтримували зв'язок із цією співробітницею та інформували її. Ми були в тісному контакті з нею, і вона подякувала нам за те, що ми доклали максимум зусиль.

Трансформація зсередини

Однією з основних цінностей компанії є гнучкість. Насамперед, ми трансформували такі процеси:

Комунікація

Спочатку ми опублікували та роз'яснили план комунікацій у компанії: як інформація передається від співробітника до CEO, з ким та які питання обговорювати, хто за що відповідає, телефони відповідальних осіб.

Ми почали щотижня проводити загальні збори з CEO за станом та поточними питаннями компанії. Будь-хто може виступити з питанням або пропозицією.

Ми організували щотижневі інформативні наради тімлідів з відділом HR, щоб тримати всі команди в одному інформаційному полі та бути в курсі всіх оновлень та рішень, що приймаються у компанії.

Щодня між командами відбуваються зустрічі, де просте запитання «Як справи?» – це можливість підтримати одне одного і почути хороші новини, коли хтось вибрався з «гарячих точок», де йдуть бої, або дізнатися про психологічний стан команди та прийняти відповідальне рішення, коли їм потрібна допомога.

Почніть щоденний брифінг для всіх працівників. Виділіть 2 хвилини на день, щоб дізнатися, чи в безпеці кожен з них, питаючи їх: Як справи? А як щодо ваших дітей? Тобі потрібна допомога?

Заробітна плата

Із самого початку ми гарантували працівникам своєчасну виплату заробітної плати. Це було нашим пріоритетом. Ми не могли дозволити собі лишити людей без грошей під час війни. Співробітники, які виїхали до Болгарії до початку війни, повідомляли про проблеми з оплатою: не працював PayPass, у деяких місцях не могли отримати готівку. Для вирішення цих проблем фінансовий відділ зібрав усі ці питання та почав шукати можливу альтернативу платежу, особливо у разі збоїв у роботі ПриватБанку. Наші фінансові фахівці проаналізували доступні системи та вибрали Wise. Ми відкрили рахунки приблизно за тиждень. Ми використовуємо його як Монобанк за кордоном, якщо нам потрібно зробити перекази один одному, винайняти житло або купити продукти.

Техніка

Вся наша робота пов'язана з комп'ютерами та ноутбуками. В Україні було легко відправити необхідне робоче обладнання будь-куди. Для співробітників, які залишили Україну перед війною, ми надали додаткові ноутбуки або тонкі клієнти до моніторів, щоб усі були максимально мобільні. Ми зіткнулися з ситуацією, коли комп'ютери та супутнє обладнання співробітники почали пакувати в «тривожну валізку». Усі хочуть залишатися на зв'язку та продовжувати працювати, незалежно від того, як складеться ситуація далі.

На початку війни, коли люди евакуювалися з «гарячих точок», їм потрібно було прийти в офіс і забрати кілька ноутбуків/моніторів для колег, які не мали такої можливості. Проте ми спочатку не припускали такого розвитку подій. Саме тут у гру вступали командний дух, цінності та підтримка.

При цьому наш IT відділ продовжує працювати, технічно підтримуючи співробітників. Я знаю, що були випадки, коли обладнання вже купили за кордоном. Оскільки наша робота вимагає наявність якісного Інтернету та комп'ютера, ми щосили намагаємося забезпечити це по максимуму.

Найм працівників

Ми продовжуємо працювати повний робочий день та наймати співробітників із самого початку війни. Звичайно, ми зіткнулися з очікуваним затишшям протягом перших кількох тижнів. Тоді людям було не до цього. Однак це дозволило нам трансформувати звичну систему. Ми, як і багато компаній, працюємо в Україні з ринком США. Бізнес, з яким ми працюємо, все ще працює у повному обсязі. Відповідно ми все ще можемо забезпечити роботою людей в Україні. Крім того, у компанії діє реферальна програма, і наші співробітники допомагають своїм безробітним друзям та знайомим працевлаштуватися. Ці зусилля є особливо важливими сьогодні, коли багато фахівців втратили роботу.

Етапи відбору – тест з англійської мови та співбесіда. Потім кандидата запрошують на безкоштовний курс навчання, після якого він отримує всі необхідні навички для початку роботи вже за кілька тижнів. За місяць війни до нас надійшло понад 3300 заявок.

Звичайно, ми також змінили нашу рекламну комунікацію. Ми, як і раніше, отримуємо потенційних співробітників завдяки таргетованій рекламі, соціальним мережам, партнерським відносинам зі ЗМІ та маркетингу електронною поштою. Проте, обмін повідомленнями та геолокація дещо трансформуються. Зараз ми працюємо з українцями, які переїжджають до Болгарії, Румунії та Польщі. Відповідно наша таргетована реклама призначена для охоплення цих країн. Ми повністю прибрали російську мову з A/B-тестування і тепер спілкуємося лише англійською чи українською. Зараз ми намагаємося зробити максимально докладний опис посад та умов співпраці за першого контакту з лідом. Ми робимо все можливе, щоби підтримати українську економіку і наших співвітчизників.

Мої прогнози щодо розвитку ринку праці

Вкрай важливо підтримувати наших співвітчизників як в Україні, так і за кордоном. Наша компанія працює віддалено з початку карантину. Чималу роль у наймі персоналу за реферальною програмою грають самі співробітники, коли вони допомагають своїм друзям чи знайомим, рекомендуючи наші умови роботи та оплати. Таким чином, фокус наших бізнес-процесів був спрямований на підтримку наших співробітників як удома, так і за кордоном.

На всі сфери життя вплинула нова реальність війни. І, знову ж таки, старі методи тут неефективні. Деякі професії стають неактуальними, наприклад, робота в офісі, робота в регіонах, де йдуть активні бойові дії, і багато інших професій, які сьогодні не потрібні або які неможливо реалізувати.

Найважливішими професійними та особистими навичками є ті, які орієнтовані на підтримку один одного: захист, укриття, підкріплення, запобігання тощо.

Цінним є все, що необхідно для забезпечення безпеки життя людини під час війни чи переїзду.

Окрім професійних навичок, знайти роботу та розкрити свій потенціал можуть хобі. Наприклад, я зазвичай малюю кілька годин, перш ніж приступити до роботи, щоб допомогти привітати іменинників у всьому світі, і прошу, щоб гроші за малюнки були передані Збройним Силам України чи волонтерським організаціям.

Далі йде пост нашою рідною мовою, що особливо актуально: З початком повномасштабної війни в Україні кількість людей, які вивчають українську мову на Дуолінго, збільшилася на 577% по всьому світу.

Цінуйте та підтримуйте наших людей. Допоможіть своїм друзям та знайомим в Україні та за кордоном з роботою та інформацією про неї. Ми маємо продовжувати разом вести бізнес в Україні, вірити у перемогу та робити все, щоб її прискорити, відвойовувати наші міста, будувати те, що ми втратили, та відновлювати нашу економіку. А для цього нам потрібні наші талановиті та цілеспрямовані співвітчизники.